成年後見業務支援システム「みると」は、法人後見業務の手作業、重複作業を削減することで、業務効率を向上させる支援システムです。

北九州市社会福祉協議会 権利擁護・市民後見センター様では法人後見業務開始後、現場専門員の方々は想定外の業務の煩雑さに悩まされていました。事実、家庭裁判所への報告書類作成時には、細かな活動記録を全てまとめる必要があり、また、複数人で業務を行うため重複した記録内容が残ってしまうことも頻繁に起こっていました。受任件数を増やしていくこと考慮した場合、現場が機能しなくなる前に効率的な管理環境を構築することが課題として挙げられました。

導入決定の理由は2つあります。１つは後見活動の内容を一度入力するだけで、自動的に報告書類が作成できるという機能が良かったから。当初から課題となっていた情報管理と書類作成に費やす労力を軽減できると思いました。2つ目は同じ北九州市内の成年後見センター法律・福祉の専門職員などの監修を基に開発されている点もポイントです。実務にしっかり対応している実績があるので、安心して導入できました。

次長の杉本さんは「入力情報をすぐに確認できる上、書類作成がこんなに簡単になるとは思いませんでした。また、複数人でのシステム利用に対応しているので業務はスムーズに進みます。重複業務を削減することができたので、年間で事務員1人分の人件費が削減できました。」と話します。「受任件数が少ないうちは気付かないですが、件数が10件を増えると手が回らなくなってきます。早めにシステム導入を検討しておいて本当に良かったです。」

• 報告書作成などで過去のデータや書類が必要になった時、今までは記録ファイルを手作業で開き、確認しなければいけませんでした。「みると」では簡単に検索でき、自動的に書類を印刷してくれるので非常に楽になりました。

• 業務知識が乏しい新人の教育に当たって、システムを使用しながら専門的な項目を覚えられるので、初期稼働の縮小に役に立っています。

事業設立から2年が経ち、後見の受任・相談件数はともに増加しています。こういう状況の中で市民後見人の養成や研修など社協が後見に関わる事業は拡大しています。「みると」の導入により日々の業務を効率化したことで、急速に件数が増加したとしても柔軟に対応できる安心感があります。高齢化が進む時代の中で、地域の皆さんにも安心して頼ってもらえる事業にしていければと思っています。